MHPSS Center and MT Administrator (Offline) Mykolaiv

Посада: MHPSS Center and MT Administrator (Offline) Mykolaiv кваліфікація:

• Освіта : ступінь бакалавра або магістра соціальної роботи, психології, менеджменту або суміжної галузі.

• Сертифікати : відповідні сертифікати з психосоціальної підтримки, кризового менеджменту або адміністрування є перевагою.

• Володіння мовами : вільне володіння українською та англійською (для звітності та спілкування з міжнародним персоналом).

• Технічні навички : володіння програмним забезпеченням для введення даних (наприклад, SyrEx2), Google Drive та комунікаційними платформами (наприклад, Zoom, Skype, Viber).

Знання та навички:

• Організаційне управління : здатність керувати розкладами, підтримувати таблиці ефективності та архівувати справи.

• Адміністративна підтримка : досвід у веденні точних записів, веденні справ клієнтів і щоденному відстеженні часу та ресурсів, які використовуються для діяльності.

• Дані та документація : досвід ведення документації, пов’язаної з клієнтами, включаючи картки діяльності, форми згоди та шкали оцінювання (наприклад, шкала Вашингтон).

• Зв’язки з громадськістю : вміння створювати контент для соціальних мереж (10 постів/місяць) та готувати PR-тексти для просування місії центру.

• Багатозадачність і координація : можливість оперувати кількома завданнями, включаючи управління постачанням, підготовку заходів і подання звітів.

• Культурна компетентність : чутливість до різного культурного середовища та послуг, орієнтованих на громаду.

Досвід роботи:

• Необхідний досвід : мінімум 1-2 роки на адміністративних або допоміжних посадах, бажано в соціальних службах, громадських організаціях або подібному середовищі.

• Бажаний досвід : досвід роботи з уразливими верствами населення або в громадському центрі; досвід роботи з гарячою лінією або управління кризою є перевагою.

Завдання та обов'язки:

1. Графік роботи та чергування по гарячій лінії

• Робочі години :  прямих 55 годин на місяць

• Служба гарячої лінії : ділить відповідальність за гарячу лінію центру разом із соціальним працівником, охоплюючи приблизно 15-16 днів на місяць. Графік узгоджується з соціальним працівником та координатором центру.

2. Ведення справ клієнта та документація

• Створення файлу справи : отримує документацію від соціальних працівників, створює файли справи для кожного клієнта, які включають картки діяльності, форми згоди та шкали оцінювання.

• Відстеження ефективності : підтримує ефективність і архіви справ, оновлюючи кожну діяльність відповідно до вимог проекту.

3. Документація та звітність

• Подання щомісячного звіту : подає щомісячні звіти про діяльність координатору до 25 числа кожного місяця.

• Щоденний відлік часу : відстежує час, витрачений на щоденні завдання, у табелі робочого часу, який подається наприкінці кожного місяця.

4. Управління запасами та запасами

• Запити на постачання : подає щомісячні запити на інвентаризацію координатору до 15 числа кожного місяця, щоб забезпечити наявність обладнання та витратних матеріалів.

• Налаштування робочого простору : готує робочий простір за 30 хвилин до кожної запланованої діяльності, забезпечуючи приємне середовище для клієнтів.

5. Соціальні медіа та залучення громадськості

• Управління соціальними медіа : відповідає за оновлення центру в соціальних мережах, публікацію дописів кожні 2-3 дні та створення PR-матеріалів для просування ініціатив центру.

• Публічна комунікація : представляє центр у засобах масової інформації (телебачення, радіо, публікації) і за потреби ділиться оновленнями з групами спільноти в соціальних мережах.

6. Управління документами та координація

• Зовнішній зв’язок : координує надсилання та отримання документів через поштові служби та керує електронним розсиланням документів.

• Адміністративна документація : збирає, організовує та подає необхідні документи (наприклад, орендну плату, рахунки за комунальні послуги, трудові договори) відповідно до встановлених протоколів.

7. Залучення бенефіціарів та підготовка заходів

• Координація заходів : готує матеріали для всіх заходів центру, координує роботу з фасилітаторами та забезпечує належне документування (фото та записи) подій.

• Фотографія для документування : робить 5 високоякісних фотографій за одну дію, принаймні 2 різні взаємодії з клієнтами на місяць, щоб документувати події для архівів центру.

8. Нагляд і підтримка команди

• Групова супервізія : відвідує щомісячну групову супервізію (4 години), бере участь в обговореннях і представляє відповідні кейси клієнтів для підтримки постійного професійного розвитку.

• Обслуговування робочого місця : забезпечує чисте та організоване робоче місце, рівномірно розподіляючи обов’язки щодо обслуговування з іншим персоналом.

9. Освіта та сприяння спільноті

• Просвітницькі кампанії : бере активну участь у кампаніях з підвищення обізнаності суспільства з метою сприяння психічному здоров’ю та психосоціальній підтримці.

• Перенаправлення клієнтів : керує перенаправленнями клієнтів, дотримуючись встановлених протоколів, щоб за потреби підключати клієнтів до додаткових послуг.

Примітка : усі дії слід виконувати відповідно до місячного плану, наданого координатором центру, і виконувати з дотриманням інструкцій і протоколів центру.